Les avantages de la signature électronique en entreprise
La signature électronique est devenue un véritable levier pour les entreprises. Dans une ère où le numérique et la dématérialisation prennent toujours et encore plus d’ampleur, transformer sa manière de fonctionner devient inévitable. C’est notamment le cas avec la signature électronique, dépassant la simple tendance pour devenir un outil de travail à part entière. Dans l’optique d’agrandir son activité, elle devient votre nouvelle alliée, soulageant le travail de vos collaborateurs et optimisant leur cœur de métier.
Approche de la signature électronique en trois étapes
La signature électronique, en quelques mots, est adoptée par les entreprises dans l’optique de simplifier les échanges entre personnes physiques et morales. C’est à ce jour l’une des rares exceptions encadrées par le règlement européen eiDAS, assurant la sécurité de l’engagement des différents signataires. S’il existe plusieurs entreprises qui proposent ce type de signature, elles ne recouvrent pas toutes les mêmes garanties : faites appel à un Prestataire de Service de Confiance (PSCo) permet d’assurer l’intégrité des documents ainsi que l’identification des signataires.
À ce jour, les entreprises peuvent vous proposer trois types différents de signature électronique, tout en respectant le règlement eiDAS. Ces trois types varient en fonction des enjeux business et stratégiques de l’entreprise avec les clients avec qui elle traite, ou pour ses besoins internes :
La signature simple
La signature simple comprend un horodatage qualifié qui répond à la norme EN 319 421. L’horodatage permet d’assurer que chaque signature soit notée sur le contrat avec une date et une heure qui ne peut être changée. Ce point est obligatoire pour que les signataires puissent s’engager en toute confiance. Un code OTP via SMS est toujours demandé, et un archivage est obligatoirement réalisé à valeur probante.
La signature avancée
À la différence de la signature simple, la signature avancée assure une identification renforcée du signataire avec la transmission et vérification après l’envoi d’une pièce d’identité. À noter qu’un certificat nominatif est attribué au document envoyé pour assurer sa traçabilité (EN 319 411-1).
Tous les autres avantages de la signature simple sont compris dans la signature avancée : traçabilité avec l’horodatage, code OTP et conservation à valeur probante.
La signature avancée avec certificat de qualité
La signature avancée avec certificat de qualité est la meilleure option que vous puissiez choisir pour votre entreprise, notamment si vous opérez souvent des contrats dématérialisés à forte valeur. Celle-ci permet entre autres de renforcer la sécurité du signataire. L’entreprise avec qui vous avez signé vérifie en visuel la présentation en face-à-face, en plus de la pièce d’identité avec un Opérateur d’Enregistrement Délégué (OED). L’OED vérifie la pièce d’identité transmise et un certificat nominatif qualifié est créé (en respect de la norme EN 319 411-2).
L’horodatage, le code OTP par sms, ainsi que la conservation du contrat à valeur probante est gardée.
Pourquoi ces trois types de signature ?
Les entreprises ne font pas toutes face aux mêmes enjeux business, stratégiques ou de développement. Afin de répondre à la demande et de pouvoir proposer des prix variés selon leur activité, la signature électronique doit devenir avant tout un outil accessible à toutes les structures, de la start-up aux grandes PME.
Quelle signature électronique choisir pour son entreprise ?
Vous ne savez pas quel type de signature électronique choisir pour votre entreprise ? Nous vous proposons ci-dessous l’étude de 3 cas d’usage, afin que vous puissiez vous projeter et vous lancer, à votre tour, dans l’investissement rentable de cet outil pratique pour développer votre entreprise.
Dans le cas d’un site e-commerce
Les sites e-commerces peuvent demander à leurs utilisateurs de souscrire et d’accepter les conditions générales de vente. Dans ce cas de figure, le recours à la signature électronique simple est inévitable pour garder une trace de l’accord du particulier ou professionnel.
Le procédé repose sur une double identification du signataire, qui donne son adresse mail et son numéro de téléphone. Dans un premier temps, le signataire reçoit un accord par mail qu’il doit lire et signer pour signifier son accord. Dans un second temps, après signature du contrat, il reçoit un SMS OTP pour valider l’identification. Le document, respectant le principe de l’horodatage, est signé et daté du jour et de l’heure. Ce principe permet de gagner du temps mais aussi au site e-commerce de réaliser son activité en toute tranquillité.
Les contrats d’assurance et de crédit en ligne
La signature électronique peut intervenir dans le secteur bancaire de plus d’une manière. Les particuliers et professionnels n’ont parfois pas le temps de se rendre dans l’établissement de leur banque. Afin de gagner du temps lors de la signature d’un contrat d’assurance ou d’un contrat de crédit, la dématérialisation de documents bancaires permet d’optimiser les demandes.
Dans ce cas de figure, il est préférable de choisir la signature électronique avancée. Le grand avantage de ce type de signature est qu’elle permet de renforcer la sécurité quant à l’identité du signataire, grâce à l’émission d’un certificat émis à son nom et unique. Ce certificat d’identité peut être signé sur une durée maximale de 5 ans. Dépassé ce délai, un autre doit être réalisé.
Lors de la signature du contrat, le Prestataire de Services de Confiance vérifie l’identité du signataire.
Dans le cadre d’un contrat de prévoyance, de mandat ou de compromis de vente immobilière
L’immobilier est un secteur qui demande un certain encadrement juridique. Ces opérations sont très engageantes pour les signataires et demandent un cadre rigoureux. C’est donc le recours à la signature électronique avancée avec certificat de qualité qui est requis.
Pour assurer la vente, un face à face avec un Opérateur d’Enregistrement Délégué (OED) est réalisé pour vérifier l’identité complète du signataire. Cet opérateur est mandaté par le Prestataire de Services de Confiance. Cette identification complète permet de contrôler l’identité du signataire en cas d’usurpation d’identité et d’assurer que la répudiation de signature n’ait pas lieu.
Il ne faut pas oublier que l’expérience utilisateur, avec le contrôle de sécurité de la signature et du signataire, ainsi que la prise en compte des risques métiers, est gage de réussite des projets. Sans compter que la signature électronique assure aux entreprises de gagner en rentabilité et de réduire des coûts subséquents.
La signature en application en entreprise, ça donne quoi ?
D’un point de vue de la contractualisation, la numérisation et dématérialisation des documents engageant des signataires demandent aux entreprises de se moderniser pour suivre le rythme de notre ère numérique. Pour se lancer dans une telle procédure qu’est la signature électronique, les entreprises doivent contracter avec des partenaires de confiance qu’est l’eiDAS. Des prérogatives telles que l’intégrité du document, la sécurité et l’identification des signataires sont primordiales pour assurer l’épanouissement de l’entreprise et une bonne expérience des utilisateurs.
Une société de signature électronique doit être capable de proposer à ses clients :
- La signature en ligne :
Elle doit permettre à des sites internet de proposer à leur clientèle, dans le cadre d’opérations de souscription, de vente en ligne ou d’abonnement. Très simple à mettre en place, les utilisateurs ont un accès intuitif au contrat (PC, smartphone, tablette, etc.), tandis que vos collaborateurs peuvent exploiter leur cœur de métier, au bénéfice d’un taux de transformation appréciable et une bonne expérience utilisateur.
- La signature à distance :
Très demandée dans le secteur de la télévente, la signature électronique à distance s’adapte particulièrement à un environnement IT. La signature à distance permet de simplifier les échanges, notamment lorsque les signataires ne peuvent pas être tous présents au même endroit, au même moment. En effet, avec une simple adresse mail, l’ensemble des signataires peuvent accéder au document, en prendre connaissance dans sa totalité, avant de le signer.
- La signature en face à face
Pour simplifier les échanges et le contact entre les clients, dans le domaine des équipes mobiles ou dans les points de vente physique, elle permet de simplifier la signature lors d’un rendez-vous, sans que des signatures soient demandées au préalable. Tous les types de support (PC, mobile, tablette ou encore phablette) peuvent être utilisés. La facilité de la signature électronique simplifie les échanges tout en conservant les codes de la signature manuscrite.
En conclusion
La signature électronique est un outil pour toutes les entreprises qui souhaitent moderniser l’expérience utilisateur, tout en optimisant le temps de travail de ses collaborateurs. Dans cette optique, l’horodatage, qui assure que le contrat soit signé, daté et ne puisse être changé après signature, assure une sécurité renforcée, pour un suivi en temps réel et une amélioration dans la signature des délais. Sans oublier une optimisation et réduction des coûts, puisque chaque entreprise peut désormais concentrer son activité sur son cœur de métier.
Alors, qu’attendez-vous pour vous lancer à votre tour ?
