Comment organiser un webinaire qui captive et convertit ?
À moins d’être un virtuose de l’improvisation, ou bien d’être vraiment très à l’aise avec un micro, il n’est pas facile de se lancer dans l’organisation d’un webinaire ou d’une visioconférence.
Et pourtant, l’effort en vaut vraiment la chandelle. ✨
En effet, ce format n’a cessé de gagner en popularité : un webinar est même créé toutes les deux secondes sur la toile !
Contrairement aux simples appels vidéo ou aux conférences traditionnelles, les webinaires offrent une source d’information structurée et riche en valeur ajoutée. Lorsqu’ils sont bien conçus, ils permettent non seulement de renforcer vos relations et de démontrer votre expertise, mais aussi de propulser votre entreprise en ligne.
Voici quelques-uns des meilleurs secrets pour organiser un webinaire réussi… 🎤💻
Pour commencer, qu’est-ce qu’un webinaire ?
C’est simple : un webinaire est un séminaire interactif en ligne.
Contrairement à une présentation en face à face, ce format vous permet de faire une présentation virtuelle accessible à n’importe qui, n’importe où dans le monde. 🌐
- Invitez vos participants à rejoindre la session en direct, enregistrez la séquence et envoyez la rediffusion à ceux qui n’ont pas pu y assister en temps réel.
- En parallèle, recueillez des informations précieuses sur vos participants pour des actions de suivi personnalisées.
- Et pour couronner le tout, intégrez une session de questions-réponses pour répondre directement aux préoccupations de votre audience.
Pourquoi organiser un webinar ? Les bénéfices pour votre entreprise
Si vous voulez sortir du lot, organiser une conférence interactive sur le web est une excellente stratégie.
Voici pourquoi :
- Une conférence sur internet, c’est avant tout l’opportunité de transformer vos idées en un événement concret.
- Mais c’est aussi un moyen unique de créer un lien fort avec vos spectateurs.
- En préparant un webinaire, vous devenez une autorité dans votre domaine. En tant que présentateur, vous apportez de la valeur, et en retour, vous fidélisez une audience qui respecte votre expertise.
- De plus, vous pouvez aussi en tirer des revenus. En faisant la promotion de vos propres produits, ou bien en parlant d’un article en tant qu’affilié, vous pouvez réaliser des ventes et booster votre chiffre d’affaires. 💰
- Enfin, vous augmentez le trafic sur votre site web. Les webinaires sont de puissants aimants, attirant de nombreux visiteurs et générant de nouvelles inscriptions.
Si vous n’avez pas encore construit votre page internet : vous êtes tombé au bon endroit ! Orson est un service en ligne qui vous permet de créer un site web en quelques clics, sans aucune connaissances techniques, rien qu’en utilisant votre souris d’ordinateur. Le tout pour 2 € / mois ! 🖱️🌟
Le webinaire est-il fait pour vous ?
Un webinaire convaincant a la capacité d’attirer de nouveaux publics et de fidéliser les clients existants.
Cependant, vous n’y parviendrez pas si vous vous limitez à un simple argumentaire de vente.
Contrairement aux réseaux sociaux, qui privilégient la rapidité, les conférences en ligne sont l’occasion d’explorer des sujets en profondeur et de fournir des informations détaillées. C’est ce qu’en attendent les spectateurs !
⚠️ Cependant attention, car par conséquent, ils nécessitent du temps et de l’énergie, de votre part et de la part de votre audience. Assurez-vous donc d’avoir suffisamment peaufiné votre sujet pour ne pas décevoir les attentes de vos spectateurs.
Les 11 étapes-clés pour organiser un web conférence réussie
1. Préparer votre webinaire : sujet et intervenants
Pour attirer des spectateurs, il est essentiel de les séduire avec une thématique qui les aimante et les satisfait.
Mais comment choisir ce sujet irrésistible ?
Votre blog est une mine d’or d’idées potentielles pour votre webinar, notamment au travers :
- De vos articles les plus plébiscités : un webinaire est l’occasion de développer certaines questions plus en profondeur, de donner des conseils détaillés, d’offrir des exemples concrets et de répondre aux interrogations.
- Des mots-clés qui attirent les visiteurs sur votre site à partir du trafic organique. Vous pouvez les trouver dans Google Analytics.
- Des FAQ et des interactions sur les réseaux sociaux qui peuvent également fournir des idées pertinentes. Consultez aussi la personne de votre équipe en charge de l’assistance clientèle.
👉 Seul ou à plusieurs ?
Si vous possédez les connaissances et compétences requises, vous pouvez organiser votre webinaire seul. Cependant, il est souvent avantageux de faire appel à un ou plusieurs conférenciers invités.
2. Déterminer le format de la visioconférence
Voici quelques formats populaires :
- Présentation : ce format implique un seul présentateur avec un support audio ou vidéo. Idéal pour un public restreint.
💡 Notre astuce : ajoutez des sondages et des animations pour rendre le webinaire plus interactif et dynamique, et ne pas ennuyer votre audience. - Interview : invitez un expert pour discuter d’un sujet particulier. Préparez une liste de questions à l’avance pour maximiser l’efficacité.
- Produit : démonstration en direct de l’utilisation de votre produit ou service.
3. Créer un webinaire : sélectionner la plateforme, le lieu et le matériel
De nombreux outils de visioconférences en ligne, payants et gratuits, sont disponibles sur le web.
Votre entreprise utilise peut-être déjà une plateforme de webinaires comme Zoom ou WebinarJam, mais vérifiez que cette dernière répond bel et bien à vos besoins spécifiques. GoToMeeting et YouTube Live sont aussi de bonnes options.
📝 Vérifiez notamment les limites au niveau du nombre de participants et les fonctionnalités nécessaires : tchat, possibilité d’enregistrement, personnalisation des présentations et des sessions de questions-réponses.
👉 Pour ce qui est du lieu d’enregistrement et du matériel
Enregistrez votre webinaire dans une pièce silencieuse, à l’abri des distractions.
Une conférence en ligne requiert un matériel somme toute assez basique. L’équipement nécessaire est le suivant :
- Caméra : testez la caméra intégrée de votre ordinateur ou celle de votre smartphone dans un endroit bien éclairé. 🎥
- Microphone : investissez dans un bon micro comme le Blue Yeti ou le Samson pour une meilleure qualité sonore.
4. Créer un plan pour votre conférence en ligne
Établissez une feuille de route à l’avance pour votre conférence en ligne. Cela vous permettra de structurer votre présentation et de ne pas perdre de temps le jour J.
Votre plan inclura notamment :
- Le contact avant le webinaire (par tchat ou questionnaire).
- L’introduction de votre sujet et des différents intervenants.
- Un espace pour les questions-réponses, si nécessaire.
Consacrez un temps suffisant à chaque étape, mais veillez à ne pas en faire trop pour éviter de perdre votre audience.
Rester organisé montre que vous avez à cœur de ne pas faire perdre de temps à vos spectateurs. Ainsi, ils repartent avec une impression positive de votre marque. 👍
5. Ajouter des visuels attrayants à votre présentation web
Les visuels sont des éléments à privilégier pour réussir un webinar…
Il est inutile et redondant d’écrire ce que vous comptez dire à l’oral.
Utilisez les couleurs et les images parcimonieusement et de façon équilibrée pour garder une apparence professionnelle. Et surtout, respectez votre image de marque pour véhiculer les valeurs de votre entreprise.
6. Promouvoir votre webinar
Pour promouvoir votre webinaire, collaborez avec votre équipe marketing dès que vous avez un sujet et une date provisoire. À travers une stratégie bien établie, ils sauront vous aider à augmenter considérablement le nombre d’inscriptions.
Recueillez des adresses e-mail via des formulaires sur une page d’atterrissage (ou landing page) spécifique. Utilisez également vos profils Facebook, Instagram ou LinkedIn, les publicités payantes et le marketing d’influence pour attirer l’attention sur votre événement.
Qu’est-ce que le marketing d’influence ? 🤔
Il s’agit de payer des influenceurs sur les réseaux sociaux pour promouvoir vos produits ou services, ou bien votre événement en ligne (en l’occurrence votre webinaire) auprès de leur propre communauté.
Envoyez des invitations par e-mail à votre listing, en vous concentrant sur les avantages pour les participants, et en incluant les détails-clés comme le titre, le sujet, la date et l’heure, ainsi qu’un bouton d’appel à l’action clair vers votre formulaire d’inscription.
7. Créer une page d’inscription efficace
Votre page d’inscription doit encourager la participation :
- Rédigez une description du webinaire.
- Déclinez le CV des animateurs, expliquez leur légitimité à parler du sujet.
- Incluez un formulaire d’inscription permettant de récolter des données de contact.
- Clôturez par un appel à l’action bien visible, clair et attractif.
N’oubliez pas de mentionner la date et l’heure de la visioconférence — et précisez le fuseau horaire pour les participants internationaux. Préférez le week-end ou les soirées, si vous vous adressez à des personnes qui travaillent.
8. Utiliser un agenda pour rappeler l’événement
Pour maximiser le taux de participation, utilisez un outil de programmation comme Calendly ou Trello pour que votre webinaire soit bien noté dans l’agenda des inscrits. 📅
En effet, il n’est pas rare que des personnes oublient tout simplement qu’elles se sont inscrites.
9. Réaliser des tests avant le jour J
Assurez-vous que toutes les plateformes et tous les appareils fonctionnent bien avant la conférence en ligne. Vérifiez que les ordinateurs et téléphones puissent accéder au webinaire, testez votre caméra et entraînez-vous à partager l’écran et à répondre aux questions via le tchat.
☝️ Profitez-en pour essayer d’identifier tous les problèmes mineurs et majeurs. Par exemple, assurez-vous que vous avez bien calculé votre temps, et que la présentation de votre contenu ne dure ni trop, ni trop peu de temps.
10. Préparer l’espace avant la visioconférence
Assurez-vous que votre espace d’enregistrement soit bien calme, vérifiez votre connexion wi-fi, testez les micros et le matériel, et installez les différents orateurs.
Répartissez les tâches parmi les participants :
- Modération du tchat et filtrage des spams.
- Lecture des interventions du public lors de la phase de questions-réponses.
- Affichage des ressources en direct, pour illustrer la présentation lors du webinaire.
Mais avant toute chose…
Relaxez-vous, prenez du plaisir et transmettez de bonnes vibrations ! Si vous êtes détendu et que vous vous amusez, votre audience le ressentira aussi. 🙂
11. Gérer l’après-webinaire
Enregistrez la web conférence si cela est possible, et transformez-la en téléchargement ou en lien vidéo privé. De cette façon, vous pourrez la partager avec les personnes intéressées n’ayant pas pu assister à l’événement en direct.
N’oubliez pas que le suivi est crucial pour atteindre vos objectifs.
Envoyez un e-mail de remerciement à tous les participants avec un lien vers la rediffusion. Et joignez-y une promotion ou une offre pour les inciter à progresser dans le parcours d’achat. 📧🛒
Entretenez régulièrement ces relations pour les développer et les faire évoluer.
Comment préparer un webinaire qui captivera votre audience jusqu’au bout ?
Pour créer un webinaire impactant, une structure en 3 actes principaux s’avère la plus efficace.
Voici un exemple de plan pour une visioconférence de 45 minutes :
- Intro et présentation des intervenants : 5 minutes
- Présentation du sujet : environ 25 minutes
- Questions / réponses : environ 10 minutes
Les 5 dernières minutes sont cruciales : terminez toujours par un appel à l’action simple que votre audience puisse réaliser immédiatement (par exemple, vous suivre sur les réseaux sociaux). 📲
Comment créer un webinaire, la méthode
Commencez par esquisser un plan de votre introduction et de votre présentation principale, avec titres, sous-titres et points-clés.
Ensuite, estimez la durée de chaque section pour déterminer le nombre de diapositives nécessaires – en général, 10 diapositives pour 20 minutes est une bonne règle.
Pour concevoir vos slides, utilisez un logiciel de présentation. Sur PC, PowerPoint est idéal ; sur Mac, optez pour Keynote. Google Slides, gratuit, est également une excellente alternative.
Pendant la présentation, vous vous adresserez à votre public. Même si l’improvisation peut sembler tentante, il est préférable de rédiger un script à suivre pour plus de fluidité.
Générer du buzz autour de votre conférence web
Pour susciter de l’enthousiasme autour de votre événement, procédez à un mini-lancement, juste avant le webinaire :
- Envoyez un e-mail à votre liste d’abonnés pour les inciter à s’inscrire à votre conférence sur internet. Incluez un formulaire d’inscription et un lien direct vers la page de votre webinar.
- Écrivez un article de blog captivant pour exciter vos lecteurs. Posez des questions auxquelles vous répondrez lors de la visioconférence, et placez le formulaire d’inscription à la fin de l’article pour maximiser les inscriptions.
- Utilisez les réseaux sociaux pour maintenir l’enthousiasme.
- Une autre stratégie efficace est le guest-blogging : rédigez un article invité sur un blog populaire dans votre domaine, et profitez-en pour annoncer votre conférence en ligne.
En général, seulement 25 % des inscrits participent effectivement au webinaire. Pour augmenter ce taux, envoyez des rappels par e-mail juste avant le début de l’événement. 🔔
Il ne vous reste plus qu’à entrer en scène ! 😎
Vous avez élaboré une présentation remarquable, préparé soigneusement chaque détail et conçu des diapositives efficaces. Vous avez également fait connaître votre visioconférence à votre communauté et même plus.
C’est le moment de briller.
Lancez votre webinaire en direct et partagez toute la richesse de votre expertise ! 💪
