Quickbooks

Quickbooks, logiciel de comptabilité et facturation

Ouvrir et gérer son entreprise peut s’avérer un véritable challenge, surtout quand vous devez vous concentrer sur votre cœur d’activité et que l’administratif peut vous retarder.

C’est dans cette optique qu’est née Quickbooks, une plateforme qui vous propose un logiciel de comptabilité et de facturation qui se charge de gérer les impayés, différencier les entrées et sorties, créer des bilans… Des compétences qui demandent du temps, de l’investissement, au risque de perdre une journée ou plus à gérer son activité principale, et donc perdre du CA.

Gagnez du temps et boostez votre activité, en découvrant à nos côtés Quickbooks et l’ensemble de ses fonctionnalités. 

Pourquoi Quickbooks ?

Quickbooks est un logiciel de comptabilité et de facturation créé dans l’optique d’aider les TPE (Très Petite Entreprise), qui ont moins de 10 salariés, pour un chiffre d’affaires annuel inférieur à 2 millions d’euros. Depuis 2008, le terme de micro-entreprise encadre ces structures, qui ne possèdent pas encore les fonds nécessaires pour se développer. Il ne faut pas oublier que la réglementation française encadre les TPE concernant leur déclaration et que toute faute peut amener à des taxes de pénalité. 

TPE au régime réel simplifié 

Bien que le régime réel simplifié des TPE soit léger concernant la comptabilité et la facturation, il reste obligatoire de pouvoir assurer une comptabilité de trésorerie, ainsi que l’établissement d’un livre-journal trimestriel. 

La comptabilité de trésorerie enregistre tous les encaissements et décaissements au moment où le client vous pait, ou lorsque vous payez le fournisseur.

Le livre-journal trimestriel demande plus de précisions, à savoir :

  • Les achats : la date de l’achat, l’objet de l’achat, numéro de facture fournisseur, date et mode de paiement ;
  • Les ventes : la date de la vente, l’objet de la vente, numéro de facteur client, date et mode de paiement.

TPE au régime réel

Dans ce cas de figure, vous avez pour obligation de tenir une comptabilité contraignante. Vous devez notamment être en mesure de mettre en place dès le 1er jour d’ouverture de votre entreprise : 

  • Une comptabilité au jour le jour

Soit la tenue d’un livre-journal qui tient une comptabilité au jour le jour de toutes les opérations comptables ; la tenue d’un grand-livre qui reprend toutes les opérations du livre-journal afin de les reprendre dans des comptes détaillés dans le plan comptable général ; ainsi que la tenue d’un livre inventaire qui propose l’évaluation chiffrée des actifs et passifs. 

  • Une comptabilité de fin d’exercice

Soit l’obligation pour les entreprises de tenir un inventaire qui reprend en compte tous les éléments qui constituent le patrimoine de l’entreprise, ainsi que la tenue des comptes annuels, soit la tenue d’un bilan annuel, d’un compte de résultats, annexes et rapports de gestion.

Pourquoi recourir à Quickbooks ?

Quickbooks aide les TPE dans leur gestion comptable et assure entre autres :

  • L’établissement d’un suivi comptable quotidien, mensuel et annuel de qualité, soit sans erreurs humaines dues à des collaborateurs qui ne possèdent pas les connaissances nécessaires en comptabilité,
  • Reconcentrer les acteurs sur leur cœur de métier en optimisant leur temps de travail,
  • Centraliser les données afin que tous puissent accéder aux encaissements et décaissements,
  • En conséquence, mener une stratégie marketing en lien avec les prestations qui rapportent le plus, et celles qui coûtent le plus à l’entreprise (pour la semaine, le mois et pourquoi pas l’année à venir),
  • Estimer quels sont les décaissements non nécessaires qui peuvent être retirés aisément de la comptabilité,
  • Mieux gérer sa gestion comptable en ayant un regard global sur ses entrées et dépenses financières, etc. 

Solution rapide pour une plateforme intuitive, Quickbooks permet d’optimiser le travail d’une entreprise et de faciliter son lancement à petite, moyenne ou grande échelle, tout en se développant sereinement.

Comptabilité et TPE : les obligations légales

Il ne faut pas oublier que les TPE, soit 96% des entreprises en France, ont pour obligation de tenir à jour une comptabilité allégée certes, mais d’être en mesure de justifier de ses entrées et sorties d’argent. Pour ce faire, elle peut tenir sous la forme qu’il lui plaît (Excel, Word, Sheet, etc.) sa comptabilité à jour en précisant : 

  • Le nom du client,
  • La marchandise ou prestation vendue,
  • Le montant total,
  • La TVA (si la TPE y est sujette)
  • Le numéro de facture,
  • La date de facturation,
  • La date et moyen de paiement. 

Entre autres, lancer son activité demande de tenir cette comptabilité allégée concernant la facturation, au risque de payer une taxation d’office, soit une taxe qui prend en compte les charges de l’entreprise et ses déclarations qui ne corroborent pas lors d’un contrôle fiscal. 

Quelles sont les prestations proposées ?

Quickbooks est donc une solution pour toutes les entreprises qui souhaitent développer leur activité. Gérer la facturation et la comptabilité peut s’avérer un vrai casse-tête pour les entrepreneurs, qui pour certains n’ont jamais eu la moindre formation à ce sujet. Sachant que les TPE n’ont que très peu de moyens pour financer un expert-comptable, Quickbooks est la solution pour un budget non impacté tout en assurant une comptabilité tenue à jour. 

Parmi les trois forfaits Quickbooks, vous retrouvez :

Un forfait à 10€/mois (idéal pour les micro-entreprises) :

  • Création et envoi de factures et devis personnalisés
  • Suivi des ventes dans un tableau de bord en temps réel
  • Alerte et relance des impayés
  • Connexion de votre compte bancaire avec automatisation des opérations
  • Calcul de la TVA automatisé
  • Support client gratuit et illimité, à savoir le contact tchat, téléphone, soutien technique
  • Accès à un seul utilisateur

Un forfait à 25€/mois :

En plus de tous les avantages cités précédemment, vous passez avec ce forfait à 3 utilisateurs et en plus :

  • Gestion des factures fournisseurs pour recenser l’ensemble de vos dépenses
  • Il est possible de réaliser une saisie photo, soit le recours à une appli mobile pour prendre en photo les factures et reçus d’achat. Quickbooks se charge de les automatiser.
  • La programmation des paiements et factures récurrentes de vos fournisseurs.

Un forfait à 35€/mois :

Ce forfait vous permet de faire profiter jusqu’à 5 utilisateurs différents les accès aux comptes Quickbooks. En plus des différents avantages présents dans le forfait à 10 et 25€, celui à 35€ vous propose :

  • La possibilité de réaliser un suivi de votre budget prévisionnel. Vous avez un regard global sur les dépenses à venir pour la concrétisation de vos projets.
  • Accès à la comptabilité analytique, soit des rapports détaillés qui vous permettent de changer ou continuer votre stratégie d’investissement actuelle.
  • La gestion complète de vos envois de bons de commande
  • La refacturation des frais aux clients qui vous permet de refacturer directement les commandes ou frais auprès de vos fournisseurs.

En application

Quickbooks, vous l’aurez compris, vous offre la possibilité de développer votre activité facilement, sans que vous ayez à connaître les bases de la comptabilité ou de la facturation pour obtenir des résultats clairs et facilement analysables. 

Vous ne savez toujours pas quel type de forfait vous conviendrait ? Nous vous proposons ci-dessous, à travers des études de cas, d’en apprendre plus sur les avantages Quickbooks selon le type de TPE que vous êtes.

Vous êtes consultant indépendant

Un consultant indépendant doit gérer sa propre entreprise et faire face à de nombreuses problématiques. 

Il doit s’assurer du bon déroulement de sa société, en gérant ses revenus mensuels et annuels, les déclarer, réaliser pour chaque nouveau client les devis et factures, etc. Au risque de se mélanger les pinceaux et de perdre du temps aux formations et/ou prestations qu’il réalise, un consultant indépendant peut recourir à Quickbooks pour booster son activité en optimisant son temps sur son travail. 

Dans ce cas précis, nous suggérons le recours à la 2de offre à 25€/mois, avec l’automatisation de la comptabilité et son accès à 3 personnes (dans le cadre d’une coopération avec d’autres consultants), qui permettent de gérer sans stress son activité et de prévoir les bénéfices du mois suivant – chose parfois difficile quand on est indépendant.

Vous êtes artisan

Un artisan n’a que peu de temps à accorder à l’administratif et la facturation. Toujours dans l’optique de démarcher et trouver une nouvelle clientèle, il passe déjà un certain temps entre la commande de ses clients, les plans, la réalisation, la confection et livraison. 

Dans l’optique d’une comptabilité simplifiée, mais exacte, la 1re offre Quickbooks est amplement suffisante pour prendre le relai. Ainsi, il est possible d’avoir un suivi et d’alterner en un clic entre ses fournisseurs et clients, sans plus se perdre entre les différents devis et factures. Réalisés avec le calcul de la TVA automatique par exemple, Quickbooks permet d’avoir un regard global et si besoin, d’ajuster et rééquilibrer les prix dans un objectif de rentabilité.

Aziliz Prebois

Inbound & Social Media Marketer at Orson.io