Easyrequest : notre avis et test sur le logiciel pro qui simplifie les réservations
Immergeons-nous aujourd’hui avec notre nouveau test dans le monde de la réservation.
Dans le B2B, aussi bien pour les entreprises que pour les organismes, il est courant de rendre ses ressources disponibles à la réservation en interne : salles, bureaux, voitures, matériel… Pour gérer cet aspect, le classique tableur Excel reste encore très utilisé, mais cette organisation n’est pas sans défaut.
Face à ce constat, la société ArtsurleWeb a conçu en 2018 l’outil Easyrequest, un logiciel de réservation qui a pour vocation de faire gagner du temps aux professionnels par sa simplicité d’utilisation et son ultra-personnalisation.
Qu’en est-il de cette promesse ? Décryptage par notre équipe !
À qui va réellement s’adresser Easyrequest ?
Nous avons pu identifier 4 profils d’utilisateurs principaux :
- Les entreprises privées
- Les organismes publics et municipalités
- Les espaces coworking
- Les centres d’affaire
Ces acteurs peuvent avoir besoin de mettre à disposition de leurs employés ou clients des bureaux, salles, un parc automobile ou du matériel (ordinateur, tablette…) à réserver.
À partir du moment où ces ressources sont nombreuses, elles deviennent plus complexes à gérer.
Les problèmes que relèvent le plus souvent les organisations qui gèrent des réservations :
- Des erreurs peuvent apparaître dans la coordination des réservations.
- Des informations liées à la réservation peuvent leur échapper.
- Les retours et statistiques concernant les réservations sont difficiles à collecter et donc analyser.
- Les spécificités liées aux réservations sont difficiles à traiter.
- Cette organisation engendre des pertes de temps, d’efficacité et pâtit sur les employés qui la gèrent -ceux-ci consacrent un temps non négligeable à ces tâches sans valeur ajoutée.
Il s’agit de problématiques auxquelles les logiciels de gestion de réservation font en sorte de répondre. Voilà donc la typologie d’entités qui ont recours à un outil tel qu’Easyrequest !
Le fonctionnement global du logiciel
Dans le cadre de notre test de l’outil, nous avons pu découvrir le fonctionnement global du SaaS. Les rubriques principales qu’on y retrouve :
- Un tableau de bord
Lorsque l’on se connecte au logiciel apparaît en premier lieu un tableau de bord. Les informations affichées y sont claires et donnent une bonne visibilité sur les réservations à venir ainsi que leurs statistiques principales (notamment le taux de réservation). - Un planning centralisé
Une des rubriques du logiciel est réservée au planning, il s’agit (très logiquement) de la fonctionnalité principale de la solution. À partir de ce planning, nous avons la possibilité de réserver directement par nous-mêmes des salles et bureaux, du matériel ou des véhicules.
Point positif : la démarche de réservation est très intuitive et se fait rapidement !
Les administrateurs ont accès à l’ensemble des réservations et leurs informations lorsqu’on clique sur les créneaux de réservation qui nous intéressent.
Autre point pratique : le planning se met à jour en temps réel pour tous les utilisateurs (il ne peut donc pas y avoir de réservations qui se chevauchent). Nous l’avons trouvé très facilement lisible – on comprend immédiatement quelles sont les disponibilités. - Droits d’accès
En tant qu’administrateurs, nous avons la possibilité de répartir les accès aux réservations. Ce qui veut dire que plusieurs personnes peuvent potentiellement avoir différents niveaux d’accès, qui comportent des subtilités (accès à ce type de matériel, mais pas à celui-ci…). Le SaaS est bien pensé à ce niveau-là également : il est possible de mettre en place des règles particulières concernant le bien à réserver et l’utilisateur.
La promesse du gain de temps
En testant la solution, force est de constater que la plateforme est intuitive. La base du SaaS, le planning, est simple et efficace. Et les paramétrages (assez poussés !) que l’on peut réaliser rendent son utilisation beaucoup plus performante.
À cela s’ajoutent des “petites” personnalisations propres aux structures : par exemple, la version du logiciel que nous avons testé permettait de réserver une salle et un matériel en même temps (l’un n’allant pas sans l’autre dans l’organisation pour laquelle cette fonction a été développée).
Pour conclure sur ce point, la promesse de gain de temps semble être tenue. Tout d’abord parce que la gestion des réservations est centralisée, automatisée et flexible (de par les paramétrages et la personnalisation de la solution). Ensuite parce que l’utilisation de l’outil rend quasiment impossibles les erreurs de réservations et la fuite d’informations (souvent les dommages collatéraux d’une organisation “maison”).
Les fonctionnalités qui nous ont plu
👉 La recherche simplifiée – pour trouver sa salle, son véhicule ou son matériel, il nous suffit de cocher/remplir les critères du logiciel : les résultats de recherche sont rapides.
👉 La version application – si besoin, le logiciel se décline sous forme d’application mobile. On peut donc réserver directement et simplement depuis son téléphone.
👉 La gestion de prestation – si une entreprise ou un organisme souhaite organiser des prestations liées à ses salles (santé, beauté, soin, loisir…), le logiciel peut s’y adapter. Il est même possible d’y intégrer tarification, facturation…
👉 La gestion des écrans d’accueil – si vous accueillez des visiteurs au sein de votre organisation, le logiciel peut s’interconnecter avec des écrans d’accueil pour un accueil personnalisé et des indications adaptées.
👉 La gestion des écrans tactiles devant les salles – si vous êtes dotés d’écrans d’affichages devant vos salles, ceux-ci peuvent également être interconnectés à la solution pour des informations de réservation personnalisées et à jour en temps réel.
👉 La gestion des coûts – le Saas offre la possibilité de renseigner nos différents coûts liés aux réservations. Il calcule alors automatiquement les coûts globaux et leurs statistiques. Si cela nous concerne, il peut aussi y intégrer le retour sur investissement.
👉 La gestion de demandes complémentaires – pour demander un service complémentaire, signaler un incident, faire un état des lieux ….
👉 La mise à disposition de statistiques – le logiciel offre un nombre important d’indicateurs de réservation clé, des données très intéressantes pour garder une vue sur l’efficacité de sa gestion et pour pouvoir l’améliorer si nécessaire. Une fonctionnalité qui est capitale pour certains : espaces coworking, centres d’affaires, salles municipales…
Bilan du test : notre avis
Pour résumer, si vous êtes une entreprise ou un organisme qui rencontrez des difficultés à gérer vos réservations, Easyrequest est sans aucun doute une valeur sûre ! Complet, puissant et adaptable, l’outil semble répondre en tout point aux critères des gestionnaires de ressources. Nous avons particulièrement apprécié sa facilité d’utilisation !
