Digiforma : comment le logiciel SaaS se place en co-pilote des formateurs ?
En tant que professionnel de la formation, vous savez que votre planning se répartit entre votre cœur de métier et vos missions annexes. Quand vous passez plus de temps à gérer votre activité qu’à former, il est temps de vous équiper !
C’est pourquoi nous avons testé la solution SaaS tout-en-un Digiforma pour vous. Leur leitmotiv ? Un seul outil pour piloter l’ensemble de son activité de formation.
À qui s’adresse le logiciel Digiforma ?
Aux organismes de formation et aux formateurs indépendants, pour la gestion de leur structure et même pour la création de leurs formations en e-learning.
Le logiciel SaaS est disponible en plusieurs packs qui varient en fonction de la taille de l’organisme et de sa charge de travail. Du formateur indépendant au gros organisme, l’offre se module selon les besoins. Un pack « formation interne » est aussi disponible pour les entreprises qui développent leurs propres formations internes et qui ont besoin de support.
Puisqu’il est destiné à tous les professionnels de la formation, le logiciel SaaS s’utilise sans compétences digitales pré requises. Les utilisateurs naviguent librement dans une interface claire, tandis que le prestataire se charge des mises à jour et des résolutions de bugs. L’accès se fait depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.
💡 : L’éditeur propose de tester sa solution web pendant 15 jours sans frais.
Une organisation tout-en-un
Nous avons voulu mettre à l’épreuve la promesse de Digiforma : sont-ils capables de rassembler la gestion administrative, comptable et l’audit qualité dans un seul outil ? Sans perdre l’utilisateur ou proposer des fonctionnalités pas suffisamment poussées ?
Faisons un tour sur l’interface. Chaque service est clairement désigné et autonome. Pas vraiment de risque de se tromper, donc. Ensuite, lorsque nous parcourons les fonctionnalités, on s’aperçoit qu’en effet, il est possible de gérer son administratif (documents légaux et courants de la formation), sa comptabilité (avec les bilans). Et aussi son audit qualité via des compilations de données et statistiques.
L’outil SaaS rassemble, organise, hiérarchise et fait communiquer les informations entre elles. À première vue, il paraît suffisant pour administrer toute son activité de formation.
Un premier bon point !
Un fonctionnement qui simplifie le quotidien
Second point intéressant, l’automatisation. La solution web permet de gagner du temps puisqu’elle génère automatiquement plusieurs documents courants :
- Le devis personnalisable ;
- Les convocations ;
- Les feuilles d’émargement, dont 3 modèles sont déjà préremplis ;
- Les questionnaires de satisfaction. Digiforma propose 3 modèles classiques et 3 modèles plus spécifiques (pour les managers, les formateurs et les investisseurs) ;
- Le bilan comptable et financier. Lorsque vous rentrez des données, elles s’inscrivent automatiquement dans les cases dédiées sur le formulaire cerfa du bilan.
Libérez-vous aussi des envois indispensables (convocations ou questionnaires) avec des mails automatisés ou modifiez tous vos créneaux de formation en une seule manipulation.
Lorsqu’ils naviguent sur les différents onglets, les formateurs sont guidés dans leur parcours : des notes d’aide apparaissent et disparaissent au fil des démarches comme un tutoriel pas à pas.
Lorsque certaines données (financières par exemple) manquent ou que le logiciel détecte une anomalie humaine, les utilisateurs sont également prévenus. Ils diminuent le risque de fautes grâce aux explications des chiffres du bilan financier et réduisent le temps accordé à chaque tâche.
Dans la même veine, les documents de formation officiels intègrent nativement les mentions légales pour une conformité permanente. Les diverses évolutions de ces mentions sont mises à jour dans l’éditeur.
Présenté comme soutien de l’activité commerciale, Digiforma intègre un CRM depuis lequel vous suivez vos relations commerciales, notez les informations relatives à vos prospects et accédez à vos rapports d’activité.
La solution web simplifie le travail du formateur, mais également celui des stagiaires. Ils accèdent à une page extranet individuelle et mise à jour en temps réel pour noter leurs créneaux de formation, connaître les modalités des sessions et obtenir les informations pratiques. Une authentification unique suffit pour accéder à son espace depuis son ordinateur, sa tablette ou son smartphone. Ils peuvent directement remplir leur questionnaire de satisfaction, celui-ci sera transféré automatiquement au formateur.
Un LMS (Learning Management System) performant
Digiforma est aussi présent sur l’e-learning. Créez vos classes virtuelles en cliquant sur un lien, envoyez vos documents et paramétrez les modalités d’un e-learning asynchrone. Utilisez une salle de réunion visio couplée à un forum de discussion. Puis, créez un parcours d’apprenant, intégrez des vidéos ou des quiz, retrouvez la progression de vos stagiaires et permettez-leur de transmettre leurs documents sur l’interface.
Toutes les possibilités sont regroupées dans un même onglet depuis l’outil. Ainsi, vous suivez tout le parcours (avant, pendant et après la formation) du stagiaire et du formateur.
Une interface avec navigation fluide
Sur l’ensemble du parcours de l’utilisateur, l’outil Digiforma a été pensé pour s’utiliser sans friction. Vous basculez d’un onglet à l’autre sans rompre le fil de vos procédures ou de vos pensées. Le système jongle automatiquement entre ses univers. Cette logique se reflète à la racine : la hiérarchie du menu a été conçue en respect de la hiérarchie des besoins. Tout l’univers pour créer facilement des sessions de formation apparaît en premier, tandis que les données, onglet moins fréquenté, se trouvent en bas de la liste.
Qu’entend-on par fluidité du parcours ?
Prenons un exemple courant : lorsque vous rentrez un stagiaire dans votre session de formation, que vous ajoutez ses renseignements, vous basculez automatiquement dans l’onglet « données ». Ainsi, vous remplissez aussi bien votre session de formation que votre base de données. Une seule démarche pour un double enregistrement. La navigation entre les onglets se fait nativement, vous n’êtes pas perturbé par des différences d’écrans.
L’interface se dessine aussi à votre image. Vous pouvez librement personnaliser les pages extranet de vos stagiaires pour les mettre aux couleurs de votre structure ou pour insérer les informations et documents les plus importants.
De la souplesse dans la gestion
Bien que nombre de démarches soient automatisées, l’outil n’est pas totalement figé. Vous avez la possibilité de modifier librement les conventions de formation ou questionnaires de satisfaction que vous téléchargez. Selon les spécificités de votre activité, vous adaptez vos outils d’informations et de recueils. Pour vos programmes de formation, utilisez l’éditeur complet du programme de formation.
👉 Créez votre catalogue,
👉 Publiez-le sur votre plateforme pour que vos prospects s’inscrivent à vos sessions,
👉 Ou exportez-le en format Edof, conforme au site moncompteformation.gouv.fr.
Qualité et environnement : deux valeurs phares de Digiforma
Sur Digiforma, le suivi qualité est prioritaire. En plus de regrouper les questionnaires de satisfaction et leurs réponses, l’outil en ligne compile les données et vous indique, sous forme statistique, les retours obtenus pour une ou plusieurs formations. Vous avez donc les avis sur une partie ou l’ensemble des expériences que vous proposez et sur les attentes des stagiaires. Ce rapport qualité est construit selon des indicateurs de performance automatiques ou personnalisés.
Digiforma évolue avec son environnement : vos stagiaires remplissent leurs questionnaires en ligne, vos clients s’inscrivent eux-mêmes aux séquences de formation et votre base de données s’enrichit de documents Excel que vous importez. Du début de votre activité à un stade plus avancé, toutes les données se retrouvent sur le tableau de bord.
Digiforma est intuitif, complet et personnalisable. L’outil SaaS nous semble adapté aux besoins quotidiens des organismes de formation. Dans le travail de terrain, mais aussi dans les tâches plus administratives. Assez global, il s’utilise de façon autonome, sans avoir recours à d’autres systèmes. Digiforma est donc idéal, si vous voulez un logiciel tout-en-un.
