Données sensibles : comment HubSpot aide les entreprises à renforcer leur conformité RGPD
Quand on a un site web, on est souvent amené à récolter des informations personnelles de la part de nos visiteurs.
Ces données sensibles font l’objet d’une définition juridique précise dans le droit européen. Mal qualifier leur nature peut vous exposer à une amende administrative ou à une mise en demeure de la CNIL.
Toutes les données personnelles ne relèvent pas du même régime. Et le RGPD prévoit pour ce type d’informations des obligations nettement plus strictes. 🔒
Pour les entreprises qui centralisent leurs informations clients dans un CRM, cette vigilance est d’autant plus importante.
Des solutions comme HubSpot CRM intègrent aujourd’hui des fonctionnalités dédiées à la gestion des données sensibles, avec notamment le stockage sécurisé des informations, le contrôle des accès ou encore des mécanismes avancés de chiffrement permettant de renforcer la conformité RGPD. 👍
Les données sensibles : quelle est leur définition exacte ?
L’article 9 du RGPD donne une définition précise : les données sensibles forment une catégorie particulière de données personnelles, soumise par principe à une interdiction de traitement (= collecte et utilisation).
Ce n’est donc ni une appréciation vague ni une simple question de confidentialité. C’est une qualification juridique avec un niveau de protection spécifique. 👩⚖️⚖️
Qu’est-ce qui distingue une donnée sensible d’une donnée ordinaire ?
La différence entre une donnée sensible et une information ordinaire se joue sur le fait que la première expose davantage la personne concernée à une discrimination ou à une atteinte à ses droits fondamentaux.
Par exemple :
- Une adresse e-mail peut servir à identifier une personne.
- Tandis qu’un résultat de test médical peut conditionner l’accès à un emploi ou à une assurance.
La distinction est donc là : certaines données à caractère personnel permettent d’identifier une personne. Et d’autres révèlent des éléments que le droit considère comme nécessitant une protection renforcée. 🛡️
Données sensibles et données personnelles : quelle différence ?
- Les données à caractère personnel désignent toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.
- Là où les données sensibles constituent, elles, une sous-catégorie soumise à des obligations plus strictes.
Cette distinction change la donne.
En effet, un formulaire de contact classique relève du régime habituel des données personnelles. Alors qu’un questionnaire portant sur la santé ou un fichier d’adhérents syndicaux relève d’une autre catégorie, avec des obligations de protection plus contraignantes pour la collecte, l’usage et la conservation de ces données. 📝
Cette différence est particulièrement importante dans les outils de gestion de la relation client.
Par exemple
HubSpot CRM permet de créer des “propriétés sensibles” afin d’identifier explicitement certaines informations comme sensibles, et leur appliquer des règles de protection renforcées.
Liste complète des données sensibles selon le RGPD
Le RGPD fixe une liste limitative des données sensibles. Seules les catégories expressément citées relèvent de ce régime de protection renforcée, même si d’autres données personnelles peuvent paraître très confidentielles.
Liste officielle des données sensibles reconnues
Le texte européen vise 8 catégories particulières de données.
Toutes ont un point commun : leur traitement peut exposer une personne à une discrimination ou à une atteinte directe à son identité.
La liste comprend les informations révélant :
- L’origine raciale ou ethnique,
- Les opinions politiques,
- Les convictions religieuses ou philosophiques,
- L’appartenance syndicale,
- Les données génétiques, 🧬
- Les données biométriques utilisées pour identifier une personne de manière unique,
- Les informations concernant la santé,
- Et les informations sur la vie et l’orientation sexuelles. 🩺
Pour la définition officielle, vous pouvez consulter la source de la Commission européenne : données sensibles UE.
Précision
Les données biométriques et les données génétiques sont bien deux catégories distinctes. En effet, une image de visage, par exemple, ne devient pas automatiquement une donnée biométrique. Elle entre dans cette catégorie, seulement si elle est exploitée pour une identification unique. ☝️
Les organisations qui manipulent régulièrement ce type d’informations doivent également veiller à leur stockage.
Certaines plateformes, comme HubSpot CRM, proposent désormais des catégories dédiées aux données sensibles (informations financières, médicales…) et aux données hautement sensibles (comme le numéro de sécurité sociale, par exemple). Ce, afin d’adapter automatiquement leur niveau de protection.
Le cas distinct des condamnations pénales
Les condamnations pénales relèvent d’un autre article du RGPD, l’article 10, avec des règles strictes mais séparées.
Bien que le niveau de sécurité requis soit élevé, les informations relatives aux condamnations pénales ne sont pas traitées comme des données sensibles relevant de l’article 9.
Pour une structure privée, le traitement de ce type de données est d’ailleurs généralement prohibé, à moins de s’appuyer sur un cadre légal extrêmement spécifique.
Différences dans le traitement des données sensibles et des données personnelles
Confondre données sensibles et données personnelles peut faire perdre du temps lors d’une mise en conformité RGPD.
Comme déjà vu, la différence ne repose pas sur une impression de confidentialité, mais sur une qualification juridique précise et sur les obligations qui en découlent.
Ce que couvrent les données personnelles ordinaires
- Une donnée personnelle est toute information qui permet d’identifier, directement ou indirectement, une personne physique. 👤
- Les données sensibles n’en sont pas l’opposé : elles relèvent d’une catégorie particulière de données personnelles, avec un cadre plus strict.
Exemples et précisions :
- Identification directe : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, numéro de sécurité sociale.
- Identification indirecte : adresse IP, données de localisation, identifiants de cookies, ou toute donnée qui permet de retrouver une personne par recoupement.
- Croisement de données : une information isolée peut sembler neutre, mais devenir identifiante une fois associée à d’autres données personnelles.
L’usage de ces informations demeure encadré par les piliers fondamentaux du RGPD : la licéité, la transparence, le respect des finalités, ainsi que la minimisation des données et une sécurité renforcée.
Tableau récapitulant les différences de traitement entre données sensibles et données personnelles
| Critère | Données personnelles ordinaires | Données sensibles |
| Objectif de protection | Protéger l’identité d’une personne | Réduire les risques de discrimination et d’atteinte aux droits fondamentaux |
| Régime par défaut | Traitement autorisé sous conditions RGPD | Traitement interdit par défaut selon l’article 9 |
| Justification requise | Base légale prévue par le RGPD | Exception explicite prévue par l’article 9 |
| Niveau de sécurité | Mesures adaptées au traitement | Protection renforcée attendue |
Pourquoi les données sensibles ont-elles un statut juridique à part ?
Les données sensibles forment une catégorie particulière parce que leur usage peut produire des effets graves et durables pour la personne concernée.
C’est le cas, par exemple, des informations liées à la santé, à l’orientation sexuelle, aux convictions religieuses ou politiques, ou à l’origine. En effet, ces données exposent potentiellement à l’exclusion, à la stigmatisation ou à la discrimination.
C’est pourquoi ce régime spécifique impose de documenter l’exception retenue avant tout traitement et d’appliquer des mesures de sécurité proportionnées au risque de discrimination ou d’atteinte aux droits fondamentaux.
Cadre juridique RGPD et interdiction du traitement des données sensibles
L’article 9 du RGPD interdit tout traitement des données sensibles sans base légale explicite. C’est la seule disposition du règlement qui pose l’interdiction comme règle première, avant même d’évoquer le consentement ou la sécurité.
Le principe d’interdiction posé par l’article 9 du RGPD
L’article 9 repose sur une logique claire : l’interdiction est la règle. Ainsi, pour les données sensibles, les exceptions restent strictement encadrées.
En pratique, tout responsable doit pouvoir démontrer, avant toute collecte, sur quelle base légale il s’appuie pour ce traitement de données.
Au-delà de la justification juridique du traitement, les entreprises doivent également démontrer leur capacité à protéger les informations collectées.
Les solutions digitales comme HubSpot proposent notamment des journaux d’audit permettant de retracer les actions réalisées sur les comptes utilisateurs et sur les données sensibles.
Voici une liste des exceptions possibles :
- Consentement explicite : il doit être actif, spécifique, libre et informé. Un accord vague ou noyé dans des conditions générales ne suffit pas.
- Intérêt vital : cette exception vise la sauvegarde de la vie humaine, lorsque la personne concernée ne peut pas exprimer son consentement.
- Obligations légales : certaines obligations issues du droit ou de la médecine du travail, ou encore de la protection sociale peuvent autoriser ce type de traitement de données dans un cadre précis.
La principale différence est l’obligation de justification. Celui qui collecte des données sensibles doit prouver sa légitimité avant d’agir, pas après. Le règlement impose donc une logique de contrôle en amont.
Précision
La portée de ce cadre dépasse le territoire français.
Le RGPD s’applique dès lors que des données personnelles concernent un citoyen de l’Union Européenne, même si le service est exploité hors UE. 🇪🇺
Une plateforme qui collecte des données de santé de résidents français reste soumise aux obligations prévues par le règlement, et au contrôle de la CNIL ou d’une autre autorité compétente. 🇫🇷
Cette exigence de conformité internationale explique pourquoi de nombreuses entreprises privilégient des plateformes numériques capables d’intégrer des mécanismes de gouvernance des données.
La solution web HubSpot, par exemple, associe la gestion des données sensibles à des dispositifs de sécurité intégrés au CRM.
Quelles exceptions autorisent le traitement des données sensibles ?
Le RGPD prévoit une liste fermée d’exceptions. 📄
Outre le consentement explicite, le traitement des données sensibles peut être admis pour :
- Certaines structures politiques, religieuses ou syndicales à l’égard de leurs membres,
- Un motif d’intérêt public important,
- Des enjeux de santé publique, ou encore dans le cadre de recherches scientifiques, historiques, statistiques et d’archives.
Chaque exception reste conditionnée à une vérification de proportionnalité. La finalité doit être documentée et le niveau de protection adapté à la nature des données traitées.
Sanctions encourues en cas de non-respect des règles
Le non-respect des obligations liées au traitement des données sensibles expose à des sanctions lourdes. ⚠️
La CNIL, en France, peut prononcer des amendes administratives allant jusqu’à 20 millions d’euros ou, pour une entreprise, 4 % de son chiffre d’affaires annuel mondial, selon le montant le plus élevé.
Mais l’amende n’est pas le seul risque.
Les infractions peuvent également engendrer une mise en demeure, ainsi qu’une injonction de suspendre le traitement des données ou la publicité incriminée. Et cela peut désorganiser durablement une activité.
Comment protéger efficacement les données sensibles ?
Protéger des données sensibles ne consiste pas seulement à respecter le RGPD. 🙅🏻♂️
Leur sécurité exige un niveau de protection plus élevé que pour des données personnelles classiques, avec des mesures techniques précises et des obligations documentées que la CNIL peut contrôler à tout moment.
Ainsi, la plateforme digitale HubSpot applique à ses outils de relation client, des mesures de sécurité spécifiques aux champs contenant des données sensibles. Ce, notamment grâce à un système d’autorisation au niveau des propriétés qui limite l’accès à certaines informations critiques, aux seules personnes autorisées.
Les mesures techniques qui renforcent vraiment la protection des données
Un mot de passe solide ne suffit pas. ✖️
Il est important de combiner plusieurs mesures de protection des données :
- Chiffrement des données : la CNIL le recommande pour limiter l’accès aux seules personnes autorisées et préserver la confidentialité des informations stockées ou transmises. 🔐
- Pseudonymisation : les identifiants directs sont remplacés par des identifiants artificiels, ce qui empêche le rattachement immédiat à la personne.
- Contrôle des accès : seules les utilisateurs habilités peuvent consulter ou modifier les données personnelles, avec une traçabilité des accès.
Pour limiter les risques d’accès non autorisés, HubSpot propose également plusieurs mécanismes complémentaires, comme la double authentification pour la connexion, l’expiration automatique des sessions inactives (vous êtes automatiquement déconnecté après 24 d’inactivité, mais vous pouvez personnaliser ce délai), et une évaluation des mesures de sécurité de votre compte («HubSpot Security Health»).
- Hébergement sécurisé : pour un service en ligne, l’hébergement sous juridiction européenne pèse directement sur la conformité et sur la protection des données collectées.
Toutes les données sensibles ne requièrent pas exactement le même dispositif.
Par exemple
Des données de santé n’imposent pas les mêmes précautions qu’une information révélant une appartenance syndicale, religieuse ou philosophique. La différence se joue sur le niveau de risque réel, pas sur une checklist appliquée mécaniquement.
Certaines plateformes spécialisées vont encore plus loin.
La solution digitale HubSpot ajoute notamment une couche de chiffrement supplémentaire (= chiffrement de la couche application) pour les informations sensibles, venant ainsi compléter les mécanismes classiques de protection et d’isolation des données.
L’exemple d’Atypical Global Life Sciences : comment Hubspot les aide à protéger les données sensibles sans freiner l’innovation
Dans le secteur de la santé, où les exigences en matière de confidentialité sont particulièrement élevées, disposer d’un outil capable de sécuriser efficacement les données sensibles constitue un enjeu majeur. 👩⚕️⚕️
C’est notamment ce qu’a constaté Jan Beery, présidente d’Atypical Global Life Sciences. 💬
Selon elle, HubSpot a su répondre au besoin du secteur en proposant une solution à la fois simple d’utilisation et sécurisée pour le stockage des données sensibles. Elle souligne également que ces fonctionnalités ouvrent la voie à de nombreuses possibilités, qu’il s’agisse de personnaliser les campagnes de lead nurturing ou de déployer des stratégies marketing innovantes tout en respectant les contraintes réglementaires.
Les obligations à documenter pour rester conforme
La partie la plus souvent sous-estimée, c’est la preuve.
L’article 24 du RGPD impose de pouvoir démontrer la conformité de chaque traitement de données : finalité, base légale, durée de conservation, mesures de sécurité et responsables concernés.
Les principes de minimisation, de licéité, de loyauté, de transparence, d’adéquation et de pertinence s’appliquent avec une contrainte supplémentaire. En effet, chaque écart est susceptible d’être contrôlé par la CNIL, et la charge de la preuve repose sur le responsable du traitement de données.
📌 Bon à savoir
Collecter des données de santé sans nécessité précise, par exemple, simplement pour enrichir l’expérience utilisateur, constitue une violation claire des obligations prévues pour les données sensibles.
La documentation des traitements est souvent facilitée par les outils modernes de gouvernance des données.
Avec son Data Studio, HubSpot permet par exemple de créer des datasets personnalisés et unifiés. Ces jeux de données sont exploitables dans les listes, les rapports, les workflows et le CRM, tout en conservant une vision centralisée des informations collectées. 👀
Questions fréquentes sur les données sensibles
Quelles sont les données sensibles au sens du RGPD ?
Les données sensibles au sens du RGPD sont définies par l’article 9 du règlement.
La liste couvre :
- L’origine raciale ou ethnique, 🧑🏽👩🏼
- Les opinions politiques,
- Les convictions religieuses ou philosophiques, ✝️✡️☪️
- L’appartenance syndicale,
- Les données génétiques, les données biométriques lorsqu’elles servent à identifier une personne de manière unique,
- Les données de santé, la vie sexuelle et l’orientation sexuelle.
Quelle est la différence entre données sensibles et données personnelles ?
- Les informations personnelles désignent toute information qui permet d’identifier, directement ou indirectement, une personne physique.
- Les données sensibles constituent une sous-catégorie plus exposée, car elles touchent à des éléments comme la santé, les opinions politiques, l’appartenance syndicale, les convictions religieuses ou philosophiques, les données génétiques ou l’orientation sexuelle.
En pratique, une donnée personnelle classique exige une base légale. Alors que le traitement des données sensibles suppose en plus de relever d’une des exceptions prévues par l’article 9.
Que risque-t-on à traiter des données sensibles sans base légale valide ?
Le traitement des données sensibles sans base légale valable peut entraîner des sanctions allant jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires mondial annuel de l’entreprise incriminée. 💸
La CNIL peut aussi imposer l’arrêt du traitement des données, ce qui bloque parfois un service entier.
Donc, pensez à vérifier systématiquement, avant tout formulaire ou collecte, si les données recueillies relèvent de l’article 9, et si une des exceptions autorisées s’applique à votre situation.
